TICs para la simplificación del back office


LAS TI PARA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Vivimos en una época de cambios y avances tecnológicos constantes. Compras un celular y a las dos semanas ya existe en el mercado una versión nueva. Lo mismo pasa con las computadoras, las apps y otros dispositivos electrónicos. Esta revolución tecnológica no sólo nos impacta en el aspecto personal o cultural, sino que tiene un impacto directo en las empresas y organizaciones.

¿Cómo y cuándo empezó este cambio?
La informática se empezó a desarrollar el siglo pasado, siendo en los 60´s un lujo al que muy pocas empresas tenían acceso debido a las maquinarias de gran tamaño, su alto costo y la necesidad de personal especializado para su uso. La tecnología empezó a sistematizar procesos administrativos y contables siendo poco a poco más accesible hasta llegar a su boom en los años 90 con el internet. Ahora ya ni nos acordamos de cuando no había celulares o laptops y lo más normal es que todos en la oficina tengan su propio equipo asignado y que la empresa haya mejorado su gestión gracias a las TICs.
Si en tu empresa aún no ha invertido en Tecnologías de Información quizá es un buen momento de plantearte un cambio para sobrevivir en un futuro.

Beneficios de las tecnologías de información en el back office:
  1. Ayudan a automatizar los procesos:
Los sistemas de gestión te obligan a trazar tus procesos, tiempos estimados de respuesta o conclusión de una tarea. Por otro lado, la tecnología permite que muchos de los procesos que antes se hacían manuales se hagan en el sistema de forma automática con sólo presionar un botón.
  1. Optimizan recursos:
Especialmente los recursos humanos. Lo que antes implicaba muchas horas haciendo sumas y restas en una nómina o calculando impuestos, ahora puede hacerse en mucho menos tiempo, dando espacio a la revisión y al análisis de información e incluso reduciendo la plantilla de back office.

  1. Mejor almacenamiento de la información:
Las bases de datos, balanzas de comprobación, inventarios, y toda la información clave de tu negocio puede tener un resguardo más seguro. Antes podía pasar que se robaran un expediente o que sobre el cuaderno con las listas de proveedores se derramara el café perdiéndose toda la información. Ahora estos problemas son impensables gracias a que toda la información se encuentra respaldada.

  1. Procesamiento más certero y exacto de la información.
Las cuentas a mano o con calculadora se han sustituido por el proceso automático de la información en los sistemas previamente parametrizados según las mejores prácticas del mercado.

  1. Posibilidad de integrar datos y tener una visión global del negocio:
El uso de las tecnologías de información permiten a los directivos contar con la información más importante del negocio a través de reportes integrales que incluyan todas las áreas de la empresa.

  1. Acceso a la información actualizada en tiempo real.
La nube es una innovación que trae grandes beneficios porque nos permite acceder a la información desde cualquier lugar que cuente con internet.

  1. Ahorro en papel y material impreso.
Otro beneficio del uso de la tecnología es que se van eliminando los grandes archivos de papel y se disminuyen las impresiones ya que la mayoría de los documentos pueden enviarse por correo o quedar guardados en el sistema. El ahorro en tinta y papel, además de colaborar con el medio ambiente, suele tener un impacto positivo en la economía de la empresa.

  1. Personal más enfocado al cliente porque se ahorra tiempo en “talachas".
Al automatizarse gran parte de las tareas administrativas, el personal puede dedicarse a actividades más importantes y rentables para la empresa. Ya sea al análisis de la información o a la atención de los clientes, a las estrategias de mejora, a la capacitación.

  1. Apertura a un mercado global a través del e-commerce, e-business.
El uso de la tecnología abre mercados y oportunidades, además de garantizar la subsistencia de la empresas en el mundo de hoy.

¿Cómo está tu empresa en relación a las TIC´s?
  • ¿Sigues trabajando tu información en Excel o incluso de forma manual?
  • ¿Todos tus colaboradores tienen acceso a la web?
  • ¿Cuentas con un ERP?
  • ¿Tus instalaciones de internet son las adecuadas?
  • ¿Respaldan en la nube su información más valiosa para contar con un resguardo seguro?
  • ¿Inviertes en la capacitación de tu gente para el uso óptimo de los sistemas con los que cuentas?
  • ¿Tu página web está actualizada y bien posicionada?
  • ¿Qué tanto inviertes en marketing digital?
Estas son algunas de las muchas preguntas que puedes hacerte para saber si necesitas comenzar por un proceso de transformación interna para hacerte más competitivo. Recuerda que invertir en TICs es invertir en el futuro de tu empresa y responder a los desafíos del mercado moderno.
Referencias: